Kurumsal web sitesinde belge merkezi, katalogları ve teknik dosyaları ürün, belge türü, dil ve sürüm bilgisiyle bulmayı kolaylaştırmalıdır. Her dosyaya açıklayıcı bir başlık, ilgili ürün bağlantısı ve güncelleme bilgisi verin. Küçük koleksiyonlarda iyi bir liste yeterli olabilir; filtre ve aramayı kullanıcıların gerçek bulma ihtiyacına göre ekleyin.
Dosya adından önce belgenin görevini kaydedin
Her belge için konu, ilgili ürün veya hizmet, hedef kullanıcı, dil, sürüm ve içerik sahibini yazın. Aynı belgenin farklı adlarla yüklenmiş kopyalarını ayırın. Eski dosyanın kaldırılması gerekiyorsa kimlerin kullandığını ve mevcut bağlantıları kontrol ederek geçişi planlayın; yalnızca dosya tarihine bakarak silmeyin.
Belgenin ne işe yaradığını kısa bir açıklamayla görünür kılın. “Katalog_final_3.pdf” yerine ürün ailesini ve içeriğini anlatan başlık kullanın. W3C'nin başlık rehberi, açıklayıcı başlıkların içerik bölümlerini tanımlamasını ele alır. Kaynak listesinde de başlık, ziyaretçinin doğru belgeyi seçmesine yardımcı olmalıdır.
Sınıflandırmayı ziyaretçinin arama biçimine göre kurun
Ziyaretçinin bildiği bilgiyle başlayın: ürün kodunu bilen biri doğrudan arayabilir; yalnızca kullanım alanını bilen biri kategoriye ihtiyaç duyar. Arama varsa ürün adını, kodunu ve yaygın eş adları deneyin. Sonuç yokken boş ekran yerine farklı terim, ürün listesi veya destek yolu sunun.
Liste satırını “X200 bakım kılavuzu — Türkçe — PDF — sürüm 2” gibi açıklayıcı yazın; dosya boyutu ve tarih gibi ek bilgileri ayrı gösterin. Aynı dosyanın farklı sürümlerini eşit güncellikte sunmayın. Eski sürüm gerekiyorsa arşiv etiketiyle ayırın ve hangi üründe kullanılacağını belirtin.
| Bilgi alanı | Ziyaretçiye katkısı | Yönetim kontrolü |
|---|---|---|
| Açıklayıcı başlık | Doğru belgeyi seçme | Dosya adıyla karışıyor mu? |
| İlgili ürün veya hizmet | Bağlamı anlama | Doğru sayfaya bağlı mı? |
| Dil ve sürüm | Uygun içeriği açma | Geçerli sürüm belli mi? |
| Dosya türü ve boyutu | İndirmeden önce beklenti | Bilgi gerçek dosyayla uyumlu mu? |
| İçerik sahibi | Güncelliği sürdürme | Değişikliği kim onaylıyor? |
Önemli bilgiyi yalnızca dosyanın içine hapsetmeyin
Bir ürünün uygunluğu veya temel kullanım alanı karar için gerekliyse bunu ilgili web sayfasında anlaşılır biçimde açıklayın. Belge ayrıntıyı tamamlayabilir. Ziyaretçinin yalnızca hizmetin kendisine uygun olup olmadığını öğrenmek için büyük bir PDF indirmesi gerekmemelidir.
Belgenin okunabilirliğini ayrıca kontrol edin: metin seçilebiliyor mu, başlık düzeni anlaşılır mı, tablolar ve görsellerin bilgisi erişilebilir biçimde sunuluyor mu? Dosyanın internette açılması onun herkes için kullanılabilir olduğunu kanıtlamaz. Uygun durumlarda temel içeriğin web sürümünü veya erişilebilir bir alternatifini hazırlamayı kapsamlandırın.
Yayınlama ve yenileme sorumluluğu oluşturun
Yeni dosya yükleme kaydı; belge sahibi, onay tarihi, dil, ürün kodu, sürüm ve değiştirilen dosyanın adresini içersin. Yayıncı dosyayı indirebildiğini, doğru sürümü açtığını ve ürün sayfasından bulabildiğini kontrol etsin. PDF veya görsel içeriğin erişilebilirliği dosyanın kendi içinde ayrıca değerlendirilmelidir.
Bir belge kaldırılacaksa ona bağlanan ürün sayfalarını ve satış ekibinin paylaştığı adresleri arayın. Aynı belge yenilenmişse eski bağlantının karşılığına karar verin; ilgisiz bütün dosyaları belge merkezi ana sayfasına yönlendirmeyin. Düzenli kontrolde dosyası silinen liste satırlarını ve yanlış dil etiketlerini de bulun.