B2B teklif formunda ilk değerlendirme için gerekli alanları seçin. İletişim, ihtiyaç, kapsam ve zaman bilgisini ziyaretçiyi yormadan toplama rehberi.
B2B teklif formu, satış ekibinin bütün keşif görüşmesini tek ekranda tamamlamaya çalıştığı bir yer olmamalıdır. Çok az bilgi yanlış yönlendirmeye, gereğinden fazla zorunlu alan ise kullanıcının yarıda bırakmasına yol açabilir. Doğru alan seti, ilk değerlendirmede gerçekten verilecek karara bağlıdır. Formu hazırlarken önce “Bu bilgiyle hangi işi yapacağız?” sorusunu sorun.
İlk değerlendirme kararını tanımlayın
Formdan sonra ne olacağını yazın: talep hizmete göre yönlendirilecek, uygunluk incelenecek, görüşme planlanacak veya standart ürün için fiyat hazırlanacak olabilir. Bu kararlar farklı bilgi ister. Proje gereksinimleri görüşmede netleşecekse kullanıcıdan şimdiden ayrıntılı teknik şartname istemek gereksiz olabilir.
Satış ekibinin son taleplerde tekrar sormak zorunda kaldığı bilgileri inceleyin. Bunların hangisi ilk aşamada kritik, hangisi sonraki görüşmeye ait? Sıklıkla sorulması bir alanı otomatik olarak zorunlu yapmaz; gelen kişinin o bilgiyi henüz bilmiyor olması mümkündür. “Henüz net değil” seçeneği bazı proje alanlarında daha doğru kayıt sağlayabilir.
Alanları işlevlerine göre seçin
İletişim için gereken temel bilgi ile projeyi anlamaya yarayan bilgiyi ayırın. İki farklı iletişim yöntemini birden zorunlu tutmadan önce neden gerektiğini değerlendirin. Firma büyüklüğü veya bütçe aralığı gibi alanların ilk yönlendirmede gerçekten kullanılıp kullanılmadığını kontrol edin.
W3C'nin form açıklamaları rehberi, kullanıcının hangi bilgiyi ve hangi biçimde girmesi gerektiğinin anlaşılır olmasını ele alır. Alanın kısa bir örneği, uzun bir açıklamadan daha yararlı olabilir. Fakat örnek, kişinin cevabını zorla belirli bir ihtiyaca yönlendirmemelidir.
| Alan grubu | Ne zaman yararlı? | Daha sonra alınabilecek ayrıntı |
|---|---|---|
| İletişim | Geri dönüş yapabilmek için | Faturalama adresi ve ek yetkililer |
| İhtiyaç veya hizmet | Doğru ekibe yönlendirmek için | Ayrıntılı uygulama şartnamesi |
| Mevcut durum | Başlangıç noktasını anlamak için | Bütün araçların teknik erişimleri |
| Zaman beklentisi | Gerçek takvim kısıtını görmek için | Kesin proje planı |
| Kısa açıklama | Listede olmayan bağlamı yakalamak için | Tam keşif görüşmesi notları |
Kesinleşmemiş ihtiyaca da yer bırakın
Örnek senaryo: Bir üretici mevcut sitesinden daha uygun talepler almak istiyor, fakat SEO, web yenileme veya reklam seçeneklerinden hangisine ihtiyacı olduğunu bilmiyor. Formda yalnızca uzmanlık seçimi zorunlu tutulursa yanlış kategori seçebilir. İş ihtiyacını anlatan seçenek ve kısa açıklama alanı daha kullanışlı bir başlangıç sağlayabilir.
Bu varsayımsal yaklaşım, tüm alanları serbest metne çevirmek değildir. Yönlendirmeye yarayan sınırlı seçeneklerle bilinmeyen ihtiyacı açıklama fırsatını birlikte sunun. Dosya ekleme varsa ne tür bilginin gerekli olduğunu ve yüklemenin zorunlu olup olmadığını açıkça belirtin; ilk iletişimde hassas belgeleri gereksiz yere talep etmeyin.
Formun sonrasını içerikle birlikte tasarlayın
Başarılı gönderim mesajı kişinin ne bekleyebileceğini açıklasın. Gerçekte uygulamadığınız yanıt süresini yazmayın. Talep uygun ekibe ulaştığında form alanlarının doğru aktarıldığını, seçilen hizmetin korunduğunu ve gereksiz tekrar soru oluşmadığını kontrol edin.
Alan değişikliklerini başvuru sayısı kadar kayıt kalitesiyle değerlendirin. Hangi bilgiler eksik olduğu için süreç uzuyor, hangi alanlar kullanılmadan kalıyor? Form tasarımı bir defalık karar olmak zorunda değildir. Satışın gerçek geri bildirimiyle daha kısa ama daha anlamlı bir ilk iletişim kurulabilir.