AI ile belgelerden veri çıkarma sürecinde önce hangi alanların gerekli olduğunu ve her değerin nereden geldiğinin nasıl gösterileceğini belirleyin. Alanın dolu olması, doğru bilgi olduğu anlamına gelmez. Örnek belge kaydı; tarih, miktar ve belge numarasını kaynakla eşleştirip eksik bilgiyi tahmin etmeden işlemeyi gösterir.
Çıkarılacak alanları iş kararına göre tanımlayın
İşlemi kullanan ekiple alan listesini oluşturun: alan adı, veri türü, zorunluluk ve kabul edilen biçim. Belgedeki bütün metni çıkarmak yerine sonraki karar veya kayıtta gereken bilgiyi seçin. Teklif tarihi, teslim tarihi ve ödeme vadesi gibi benzer biçimli alanların farklı anlamları olduğunu koruyun.
Eksik, okunamayan ve belgede hiç bulunmayan alanlar ayrı durumlar olsun. Miktar veya tarih bulunamadığında modelden tamamlamasını istemeyin. Boşluğun nedeni, kontrol eden kişinin yeni belge istemesine veya elle inceleme yapmasına yardımcı olur.
Örnek belge kaydını kaynak alanlarıyla birlikte tutun
Eğitim için oluşturulmuş örnek belge K-104 şöyle olsun: 1. sayfada “Belge tarihi: 20 Ekim 2026”; 2. sayfada “İstenen teslim: 15 Kasım 2026” ve “Miktar: 240 adet”. Çıktıda belge tarihi ile istenen teslim ayrı alanlara yazılsın; her değer kaynak sayfasını ve belge sürümünü taşısın. Bu değerler gerçek bir siparişe ait değildir.
Belgede “15 Kasım onaylandı” denmiyorsa, çıkarılan alanı kesin teslim taahhüdüne dönüştürmeyin. Kaynaktaki “istenen” ifadesini koruyun. İnceleyen kişi değerin dayanağına doğrudan ulaşabilmeli; yeni dosya sürümü geldiğinde eski çıktının hangi sürümden üretildiği anlaşılmalıdır.
Örnekte tarih, miktar ve eksik alanı ayrı kontrol edin
Aşağıdaki kontroller, K-104 örneği için tasarlanmıştır. Sonraki işte kullanılacak kritik alanları, genel bir belge puanı yüksek diye otomatik doğru kabul etmeyin.
| Alan veya durum | Beklenen çıktı | Kabul kontrolü |
|---|---|---|
| Belge tarihi | 20 Ekim 2026; sayfa 1 | İstenen teslim tarihiyle karışmıyor |
| İstenen teslim | 15 Kasım 2026; sayfa 2; talep durumu | Kesinleşmiş teslim sözüne dönüşmüyor |
| Miktar | 240; birim: adet; sayfa 2 | 240 adet ile 240 paket aynı sayılmıyor |
| Belgede olmayan müşteri kodu | Bulunamadı | Tahmini müşteri kaydıyla doldurulmuyor |
| Okunamayan bir satır | İnceleme gerekli | Uydurma değer yerine kaynak sorunu işaretleniyor |
Aynı belgeyi ve hedef kaydı tekrar işleyerek test edin
Temiz PDF ile birlikte taranmış, döndürülmüş ve birden fazla olası tarih içeren test belgeleri kullanın. Hataları belge bazında değil, yanlış alan ve kaynak eşleştirmesiyle kaydedin. Düzeltme için harcanan insan emeğini ve incelemede bekleyen kayıtları da izleyin.
Doğru alanları çıkarmak, doğru müşteri veya hedef kayda yazıldığını kanıtlamaz. K-104 belgesini aynı kimlikle ikinci kez işleyin: Beklenen davranış, belirlenen güncelleme kuralına göre aynı kaydı kullanması ve istenmeyen bir kopya oluşturmamasıdır. Bu testi aktarım denemesi olarak yapın; üretim kayıtlarını kontrolsüz değiştirmeyin.
İlk sürüm, değerleri ve kaynak sayfasını çalışan incelemesine sunabilir. Otomatik aktarım için ayrıca onay, hedef kimlik ve hata koşulları belirlenmeli. Belgeyi işleyen ekiple sonucu kullanan ekibin aynı örnek çıktıyı birlikte kabul etmesini sağlayın.